优思学院｜5S管理在办公室能够推行吗？

优思学院｜5S管理在办公室能够推行吗？

想象一下在一个杂乱无章的办公室中工作，你能高效率地完成工作吗？你的工作场所的安全和你的服务或产品的品质能得到保障吗？很明显，答案是否定的。

为了创造一个干净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境，5S活动应运而生。这种具体而实用的管理活动不仅易于理解，而且易于实施，目的是为员工创造一个高效率、安全、高品质的工作环境。

5S管理的作用

5S管理在日本、台湾等国家和地区广受推崇，其包括整理、整顿、清扫、清洁、素养这五项内容，以S为首字母，因此被称为5S管理。过去，它主要在制造业现场管理中被广泛应用，但现在各行各业都将其应用于符合自己行业特点的领域。可以参考优思学院精益管理（CLMP）课程中的视频

以办公室为例，如何通过推行5S活动来营造一个良好的办公室环境，建立良好的工作习惯，避免资源浪费，并进一步提高品质和工作效率呢？让我们来探讨这个问题。

(一) 整理SEIRI

就是把东西区分为要与不要，是一种物流的管理概念。针对办公环境整理通常区分为：

(1) 文件资料：资料、档案卷宗、书籍分类归划存放位置，整理储存于橱柜、业务仓库或物流仓库，与每日常用资料做区分。

(2) 文具用品：必须使用的笔、美工刀、修正液、橡皮擦、尺、剪刀、便条纸、钉书机针等，办公桌面应该整齐摆放，桌面需留1/2空间，为理想的工作环境。

(3) 办公事务机器及设备：电算机、萤幕、电话机、台灯、电源线、网路线线路整理并固定妥当。

(4) 个人用品：茶具、盆栽等。

(二) 整顿SEITON

整理后只留下必要的东西时，该把什么东西放在什么地方都明确规划，摆放成有秩序的样子就是整顿。每项物品应有一个特定的位置，在需要的时候随即可取用。整顿做得好的话，任何物品都有定位，就很容易看得出来。针对办公环境整顿通常区分为：

(1) 文件资料：相关资料文件需整理装箱，必要时加以标示便于寻找使用。建议以电子资料代替书面或纸类文件为理想。

(2) 桌面下物品放置：物品堆放不可影响健康坐姿、私人使用物品，如拖鞋、运动鞋、不外露为宜。建议桌下必须保留1/2以上空间，离开座位时椅子应该紧靠在桌面。

(3) 座位椅背、屏风再下班后不可挂吊衣物、围巾、雨伞等，还给办公室环境的整齐划一。

(4) 隔间屏风：座位牌、月历、电话表、便利贴等物品，须贴、钉整齐在适当位置。

(三) 清扫SEISO

就是把办公环境中，事务机器及设备的灰尘消除干净，是检查亦是装备设备保养。落实办公环境清扫要领为：

(1) 个人座位：除正使用中之物品、资料外，一概清除。垃圾、纸屑等，随时清除不留在座位。

(2) 文件资料：过期不用公文、档案，按时进行销毁。

(3) 办公事务机器及设备：电脑、影印机、传真机、电话、 饮水机、橱柜等设备清洗擦拭干净，遇故障立即叫修，随时保持正常使用状态。

(4) 公共区域：公布栏、记事栏，定期更换擦拭。

(四) 清洁SEIKETSU

就是对工作的场所、个人服装仪容等，时时保持洁净、卫生的状态，是一种精神教育亦是作业要求。

(1) 彻底执行落实：整理、整顿、清扫3S工作。

(2) 工作场所及四周环境：保持整齐与干净。桌椅、橱柜、器具及机具、设备等，经常擦拭、 清理、维护整洁美观，杜绝污染来源。工作掉落地上之纸屑、回纹针、订书针、橡皮筋等在地面时随手捡拾。

(3) 公共区域：地面、门窗、墙壁、天花板等，保持清洁；墙壁、地毯、门窗或材等，表面破损剥落时，应尽速报请负责单位修复；窗台边、楼梯间、走道、茶水间、影印机室等，公用区域不随意堆放物品。

(4) 营造良好的工作环境：彻底做好垃圾、废弃物分类；美化环境加强盆景绿化、养护及修剪，盆栽接水容器及其周边随时进行清理。

(五) 素养SHITSUKE

就是以提供的标准作业手册，使大家遵守规定养成习惯，力行4S成为个人的气质。让大家习惯成自然，在执行上更为顺畅。5S管理之推动终极目标为个人习惯的养成。

(1) 工作心情态度良好，待人及电话礼仪周到。对待长官、部属、同事或客户、民众，均应该注意礼节，亲切微笑的问候招呼。

(2) 服装保持适当干净整洁，并配戴识别证。维持良好企业形象。

(3) 自动自发维护自己及邻近办公桌椅、橱柜、工具、设备之整洁。

(4) 使用各项公用设施、办公用品、会议室设施等，均应该确实归位保持整齐清洁。响应节能措施，随手关灯、关水、空调。

(5) 把5S管理活动视为日常工作，随时注意环境的干净、整洁、舒适、合理的工作场所，让全员参与并发挥自动自发、团结合作的精神，积极持续不断的改善，创造良好井然有序的工作环境。

5S管理落地和实践

5S活动说来很简单，容易流于常规的活动，5S推动需要持之以恒，并养成良好的习惯，不要认为5S推动占的工作比重很小，想把它省略掉，这是错误的观念。5S推动须将其作为一个过程来看，遵循PDCA循环的原理，按照PDCA-Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查)和Action(处理)的流程会相当有效，做法如下：

(一) 筹组5S委员会，针对每个S计划做出规范。(PLAN)

(二) 高阶带领公开性的宣布开始5S推动计划，提供员工训练和教育的机会，列出编组、责任区划分、评分频率、评分时间，让全员整理、打扫自己的工作区域(DO)

(三) 竞赛评核5S管理推动的结果，先予设定期望之目标，做为活动努力之方向及便于活动过程中之成果检查。(CHECK)

(四) 自我检查和持续改善，简单的事持续做，将依5S推动标准手册规范执行，让全员习惯成自然，养成遵守规定事项的纪律与习惯。(ACTION)

因此将5S推动过程，坚持PDCA循环，不断提高办公环境的5S水准，即要通过检查，不断发现问题，不断解决问题。因此，在检查考核后，还必须针对问题，提出改善的措施和计划，使5S活动坚持不断地发展下去，也就是遵循PDCA循环的原理，持续改善。对自身提出更高的要求。

总结

要创造良好的工作环境，需要全员共同参与养成良好习惯。以下是针对办公环境5S推动的重点：

(一) 盘点办公室必须使用的物品和设施。

(二) 不必要存在的物品不应该出现在工作场所。

(三) 符合人体工学健康坐姿和工作操作考虑。

(四) 设计办公室物品的摆放让我们工作更方便。

(五) 办公必需品应该摆放在能够方便操作的位置上。

(六) 办公位置的摆放方式应该呈现整体美感。

(七) 利用声音、温度和香味等元素来营造气氛和心境。

(八) 制定标准并寻找方法使我们能够持续维持这些标准。

(九) 通过全员参与，共同建立起工作生活价值观的共识。

(十) 将5S管理视为日常工作，并随时积极持续改善。

让全员都感受到5S管理推动后带来的美好改变，让大家携手共进，提出一套共同参与的计划，成立5S推行组织、制定推行方针及目标，并设计检核性的工作表、拟定工作计划及实施方法、进行全员教育、活动前的宣传造势、确定评比办法、进行查核、评比和奖惩、并检讨和修正，并将其纳入定期管理活动中，提供改善前、中、后的所有记录。通过这些努力改善办公室环境，我们一定能够塑造高效率的工作环境。

最后，员工需要根据制定的标准操作手册共同落实，全员参与、遵守纪律、持续改善养成良好习惯。让我们发扬自发、团队合作的精神，创造一个良好的办公室环境，让员工更加精神饱满地投入每天的工作中，提升工作效率和安全，提供高品质的服务和产品，更好地为公司创造效益。